Réunions, événements et lieux de travail
11 questions
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Sur le plan gratuit, vous ne pouvez pas dépasser 10 utilisateurs simultanés.
Sur une offre payante, vous pouvez prévoir sans risque plus de 1 000 personnes sur une seule carte. Ce que vous payez, c’est la capacité à laquelle vous souscrivez, pas un plafond technique. Dimensionnez la carte en conséquence : elle doit être assez grande pour accueillir tout le monde en même temps, avec de la place pour circuler.
Si vous organisez un événement, n’oubliez pas que le nombre total de participants et le nombre de personnes connectées en même temps sont deux chiffres différents. C’est le second que votre offre doit couvrir.
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Avec les tags, sur les offres payantes. Un tag est ce qui distingue une personne d’une autre dans votre espace, et il porte à la fois ce qu’elle a le droit de faire et où elle a le droit d’aller.
Attribuez un tag à vos organisateurs, intervenants ou modérateurs, puis servez-vous-en de deux façons.
- Ouvrez-lui des zones. Restreignez des coulisses, une salle de modération ou un salon des intervenants à un tag : seules les personnes qui le portent peuvent y entrer.
- Attachez-lui des droits. Un tag administrateur ou éditeur ouvre l’éditeur de carte. Les droits de modération permettent de couper le micro, d’exclure et de bannir une personne qui enfreint votre code de conduite, le signalement passant par une vérification d’identifiant et d’adresse IP.
Un dernier point utile. Les droits sont invisibles sur une carte. Donnez à votre équipe un avatar distinctif — un skin personnalisé, ou simplement une tenue convenue — pour que les participants voient d’un coup d’œil à qui s’adresser. Sur une carte chargée, cela fait gagner plus de temps que n’importe quelle permission.
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Oui, avec un plan payant — ni l’un ni l’autre n’est disponible sur le plan gratuit. Voir quelle est la différence entre le plan Freemium et le plan Premium ? Les salles de réunion de WorkAdventure reposent sur Jitsi Meet, et tout modérateur présent dans la salle peut la diffuser ou l’enregistrer.
Pour diffuser sur YouTube Live
- Ouvrez YouTube Studio et allez dans la section Live Streaming.
- S’il s’agit de votre première diffusion avec ce compte, YouTube vous demande de le valider. Comptez jusqu’à 24 heures : faites-le avant le jour de l’événement.
- Descendez jusqu’à Encoder Setup en bas de page et copiez la Stream Name/Key, masquée par défaut.
- Transmettez cette clé au modérateur qui lancera la diffusion depuis la salle de conférence.
Le replay est publié sur votre chaîne YouTube une fois que YouTube l’a traité. D’autres plateformes de diffusion peuvent être configurées — contactez-nous et nous nous en chargeons.
Pour enregistrer plutôt que diffuser, un modérateur peut enregistrer la conférence directement sur votre Dropbox. Le détail de la configuration se trouve dans le guide de diffusion et d’enregistrement.
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Partez des modèles d’événement plutôt que d’un modèle de bureau, puis vérifiez quatre points par rapport à votre programme. C’est en général ce qui sépare une carte qui tient le jour J d’une carte qui bouchonne à l’entrée.
- La taille. La carte doit accueillir tout le monde en même temps avec de la place pour circuler. Une carte saturée n’est pas un problème de capacité mais de lisibilité : les gens ne se retrouvent plus. Voyez large. Si vous hésitez, prenez une carte avec une place centrale et des jardins autour : quand le centre sature, les gens s’éloignent d’eux-mêmes du bâtiment principal vers les zones plus calmes.
- Une zone silencieuse à l’entrée. Les participants arrivent au même moment et, sans elle, se retrouvent en conversation avec quatre inconnus. Voir comment créer une expérience exceptionnelle pour vos participants.
- Assez de salles de conférence, dimensionnées à leurs sessions, plus au moins une petite zone ouverte par thème pour les échanges qui suivent une intervention.
- Un help desk près de l’entrée, avec le programme et un court document « premiers pas ». Il répond à la plupart des questions que vous traiteriez sinon en direct.
Si rien ne convient, modifiez un modèle dans l’éditeur de carte intégré, ou faites-en construire une par nos designers : comptez de quelques jours à quelques semaines et contactez-nous tôt, ou venez en parler dans nos bureaux virtuels.
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WorkAdventure est différent des plateformes de vidéoconférence classiques et pourrait surprendre vos participants ! Nous vous conseillons d’envoyer une communication générale à l’avance avec un court tutoriel « Premiers pas dans WorkAdventure ».
Il est très fréquent que les participants entrent dans votre carte en même temps. Nous vous recommandons de créer une zone silencieuse à l’entrée afin qu’ils ne se connectent pas à plusieurs personnes d’un coup. Pour en savoir plus, voir les zones silencieuses.
Près de l’entrée, nous vous recommandons également d’ajouter un help desk avec un PDF ou un site web qui explique le programme de votre événement. Vous pouvez aussi y déposer un court document « Premiers pas dans WorkAdventure » au cas où quelqu’un rencontrerait des difficultés.
Vous pouvez choisir une carte publique ou une carte privée pour votre événement en ligne.
Une carte publique a une seule URL, et quiconque la possède peut entrer à tout moment. C’est à vous de la diffuser, là où vos participants se trouvent déjà : une liste de diffusion, la page de votre événement, votre site. Comme n’importe qui peut entrer avec ce lien, ne le partagez que peu de temps avant le début.
Une carte privée a la même URL unique, mais vous décidez qui la franchit. Exigez une authentification pour que les participants doivent se connecter, désactivez l’inscription libre pour que seules les personnes que vous avez ajoutées puissent entrer, et servez-vous des tags pour décider qui accède à quelles salles. Voir la documentation sur la gestion des accès.
Sur une carte privée, vous pouvez aussi inviter par e-mail depuis votre tableau de bord. Importez d’abord votre liste d’invités : chaque personne reçoit alors un lien qui la connecte automatiquement, l’auto login token. C’est un confort pour des gens qui ne se connecteront qu’une fois, ce qui est le cas courant lors d’un événement, et ce n’est pas ce qui rend la carte privée.
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Vous pouvez facilement échanger vos coordonnées avec les autres participants à l’aide des cartes de visite, disponibles sur les offres payantes.
Vous ajoutez vos informations depuis le bouton de menu de la plateforme. Pour voir les coordonnées d’une autre personne, cliquez sur son nom, puis sur « cartes de visite ».
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Trois outils, sur les offres payantes.
- Un message global écrit s’écrit une fois et s’affiche pour tout le monde, sur une carte ou sur toutes. Pour ce que les gens peuvent avoir besoin de relire : un changement de salle, un lien, la session suivante.
- Un message global audio est un enregistrement diffusé à tous. Quand vous cherchez de l’attention plutôt qu’une note.
- Le mégaphone est en direct : vous parlez et tout le monde vous entend, où qu’il soit. Pour ouvrir l’événement, appeler dans une salle ou clore une session.
Envoyez-les depuis le menu, en choisissant une carte ou le monde entier comme audience.
Gardez en tête qu’un message global interrompt toutes les conversations en cours à cet instant. Pour ce qui ne concerne qu’une salle, entrez-y et dites-le sur place ; pour ce qui doit rester lisible, affichez-le plutôt sur un panneau à l’entrée.
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C’est le rôle du registre des utilisateurs. Ouvrez-le depuis le menu et vous voyez toutes les personnes présentes dans l’espace, leur statut (disponible, occupé, absent) et leur position sur la carte.
À quoi cela sert
- Retrouver une personne sur une grande carte au lieu de la parcourir.
- Voir d’un coup d’œil si une salle est tenue, si un stand est vide, si une session a du public.
- Savoir qui peut être abordé : une personne en absence ne vous ignore pas, elle n’est pas à son poste.
Depuis le registre, vous pouvez aussi suivre quelqu’un — votre avatar se déplace jusqu’à lui — ou lui demander de vous suivre dans une salle.
Le registre est une vue en direct de l’espace. S’il vous faut des chiffres sur l’événement plutôt que de savoir qui se trouve dans la salle à cet instant, voir quelles données vous pouvez obtenir sur votre événement.
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Le tableau de bord Activity analytics de votre monde, dans l’administration, couvre la période de votre choix.
- Présence : utilisateurs uniques, nombre de sessions, durée moyenne d’une session, temps total de connexion, et connexions dans le temps.
- Salles et zones : quelles salles ont attiré du monde, entrées et durée moyenne de visite par zone, et qui se trouve dans chaque zone.
- Collaboration : les réunions, avec leur durée, leurs participants, le temps de parole et le partage d’écran ; les bulles de conversation spontanées ; et le nombre de messages envoyés dans le chat. Le contenu des messages n’est jamais stocké.
- Contenus ouverts : les documents, sites intégrés et médias que les gens ont ouverts, et depuis quelle zone.
- Par personne, si vous l’activez : sessions, zones traversées, réunions suivies.
Chaque tableau et chaque courbe s’exportent en CSV. Le détail est réservé aux mondes Premium ; un monde gratuit voit le résumé chiffré et un aperçu flouté du reste.
C’est vous qui décidez de ce qui est mesuré
Chaque monde a ses propres réglages : présence et sessions, collaboration, actions dans l’espace, diagnostics de qualité, et activité au niveau utilisateur. Sans cette dernière catégorie, les identifiants sont pseudonymisés, l’adresse IP et l’identifiant d’onglet sont supprimés avant stockage, et les vues nominatives disparaissent du tableau de bord. La politique de confidentialité affichée à vos participants suit automatiquement vos choix, et vous pouvez couper entièrement la collecte pour un monde.
Pour compléter
- Posez un formulaire sur la carte (inscription, retour d’expérience, quiz) sous forme de site intégré. Ce que les gens y déposent vous appartient, dans votre propre outil.
- Pendant l’événement, la liste des utilisateurs connectés vous dit en direct qui est là et où. Le tableau de bord, lui, est rafraîchi avec quelques minutes de décalage.
Décidez avant l’événement quelles catégories activer : une catégorie désactivée n’est pas collectée, et rien ne se reconstitue une fois tout le monde reparti.
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Importez votre liste d’invités, puis invitez depuis le tableau de bord
Commencez par importer vos participants dans votre tableau de bord : l’e-mail d’invitation part vers la liste que vous avez importée, elle doit donc s’y trouver avant tout envoi. Chaque personne reçoit ensuite un lien qui la connecte automatiquement, l’auto login token. C’est un confort pour des gens qui ne se connecteront qu’une fois, ce qui est le cas courant lors d’un événement.
Si votre carte est publique, rien de tout cela n’est nécessaire. Partagez le lien là où vos participants se trouvent déjà, en gardant en tête que n’importe qui le possédant peut entrer.
Communiquez avant le jour J
Le meilleur accueil consiste à expliquer comment l’événement sera organisé avant qu’il commence, pour que les gens arrivent en sachant à quoi s’attendre plutôt qu’en le découvrant sur votre paillasson.
Donnez-leur un point de chute
Ajoutez un help desk à l’entrée de votre carte, avec le programme et un court document « premiers pas dans WorkAdventure ». Il répond à la plupart des questions que vous traiteriez sinon en direct, le jour même, pendant que l’événement tourne.
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Oui, vous pouvez transformer votre prochain événement en ligne en une expérience immersive que les participants n’oublieront pas grâce à WorkAdventure.
Que vous réunissiez 10, 100 ou 1 000 participants, WorkAdventure convient à tous les types d’événements en ligne : webinaires, ateliers, conférences, salons, onboardings et rencontres informelles. Le nombre de personnes connectées en même temps dépend de votre offre. Le plan gratuit est limité à 10, et les offres payantes portent la capacité à laquelle vous souscrivez. Voir y a-t-il un nombre maximum de participants ?
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