Réunions, événements et lieux de travail
16 questions
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Si vous choisissez le plan freemium, vous ne pouvez pas dépasser 10 utilisateurs simultanés.
Si vous choisissez un plan premium, vous pouvez techniquement prévoir +1000 participants sur une seule carte. Sachez que vous devrez concevoir ou récupérer une carte suffisamment grande pour accueillir tous vos utilisateurs.
L’événement le plus important à ce jour a été l’événement à distance “Chaos Computer Club”, qui a été organisé sur une version modifiée de WorkAdventure pour créer des “univers parallèles” à la volée. Il a accueilli plus de 10000 participants !Si vous êtes un organisateur d’événement, n’oubliez pas qu’il y a une différence entre le nombre total de participants et le nombre d’utilisateurs simultanés qui se connectent.
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Si vous disposez d’un plan premium, vous pouvez définir des rôles pour les utilisateurs qui auront des droits spécifiques dans votre map (par exemple, les administrateurs peuvent exclure et bannir les utilisateurs qui ne respectent pas le code de conduite). Pour ce faire, vous devez ajouter des étiquettes spécifiques à vos modérateurs, administrateurs, intervenants, etc.
Un bon moyen de différencier les organisateurs des autres participants est d’affecter un skin personnalisé aux avatars.
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Si vous disposez d’un plan premium, vous pouvez diffuser en direct dans WorkAdventure. Youtube live est le moyen le plus simple d’y parvenir, mais nous pouvons également configurer des flux en direct via d’autres plateformes.
En savoir plus sur l’intégration de Youtube livestream.
Avec un plan premium, vous pouvez également enregistrer votre conférence directement sur votre Dropbox. Contactez-nous si vous avez besoin d’une configuration spécifique.
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Il y a 3 façons d’obtenir la carte parfaite pour votre événement en ligne :
1. Choisir un modèle prêt à l’emploi
Nous avons mis à votre disposition plusieurs modèles prêts à l’emploi pour l’organisation d’événements en ligne sur notre site web. Sélectionnez celui qui correspond à vos besoins lors de la procédure d’inscription et créez un compte pour accéder à votre carte et à votre tableau de bord.
2. Créez votre carte d’événement en ligne à partir de zéro
WorkAdventure est 100% personnalisable. Consultez la documentation complète, suivez le Kit de démarrage et utilisez Tiled pour créer votre carte vous-même. Vous pouvez décider d’héberger votre carte vous-même, car WorkAdventure est un logiciel libre, ou de vous connecter et de profiter de nos fonctionnalités premium.
3. Planifiez votre projet avec l’un de nos concepteurs de cartes
L’équipe de WorkAdventure est composée d’un grand nombre de concepteurs qualifiés. Que vous souhaitiez créer une carte sur mesure ou simplement apporter quelques modifications à un modèle prêt à l’emploi, contactez notre équipe à l’adresse suivante : [email protected], ou rendez-nous visite directement dansnosbureaux virtuels.
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WorkAdventure est différent des plateformes de vidéoconférence classiques et pourrait surprendre vos participants ! Nous vous conseillons d’envoyer une communication générale à l’avance avec un court tutoriel “Premiers pas dans WorkAdventure”.
Il est très fréquent que les participants entrent dans votre plan en même temps. Nous vous recommandons de créer une zone silencieuse à l’entrée de votre carte afin que les participants ne se connectent pas avec plusieurs personnes en même temps. Pour en savoir plus sur les zones silencieuses, cliquez ici.
Près de l’entrée, nous vous recommandons également d’ajouter un service d’assistance avec un PDF ou un site web qui explique le programme de votre événement. Vous pouvez également ajouter un court document intitulé “Premiers pas dans WorkAdventure” au cas où les participants rencontreraient des difficultés.
Vous pouvez décider d’avoir une carte privée ou publique pour votre événement en ligne :
1. Si votre carte est privée, chaque participant aura son URL personnalisée (qui ressemble à : https://play.workadventu.re/register/\[token\]). Envoyez le courriel d’invitation depuis votre tableau de bord après avoir importé les adresses électroniques de tous les participants.
2. Si votre carte est publique, vous pouvez également envoyer l’e-mail d’invitation à tous vos participants à partir de votre tableau de bord. Cependant, n’oubliez pas que votre lien public (qui ressemble à : https://play.workadventu.re/@/\[organisation\]/\[monde\]/\[salle\]) peut être utilisé par n’importe qui à tout moment. C’est pourquoi nous vous recommandons vivement de partager le lien public quelques minutes avant le début de votre événement en ligne.
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Vous pouvez facilement échanger vos coordonnées avec les autres participants à l’aide de cartes de visite (accessibles uniquement dans les formules Premium).
Vous pouvez ajouter toutes vos informations directement à partir du bouton de menu de la plateforme. Pour voir les coordonnées des autres utilisateurs, cliquez sur leur nom, puis sur “cartes de visite”.
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Vous pouvez envoyer des messages globaux à une partie ou à l’ensemble de votre public dans votre (vos) espace(s) virtuel(s) si vous souscrivez à l’un de nos plans premium. Les messages globaux comprennent les messages textuels et audio. Vous pouvez également décider d’utiliser le mégaphone pour parler instantanément à votre public.
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Vous pouvez obtenir la liste détaillée des utilisateurs connectés dans votre espace virtuel si vous souscrivez à l’un de nos plans premium.
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WorkAdventure est conforme au GDPR et nous ne stockons aucun type de données.
C’est pourquoi vous ne pourrez pas obtenir de statistiques sur votre événement. Cependant, la seule donnée que nous pouvons vous fournir est le nombre d’utilisateurs connectés à votre espace virtuel pendant votre événement.
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Importer ou exporter des utilisateurs :
Il est possible d’importer la liste de vos participants dans votre back-office WorkAdventure, tout comme vous pourrez l’exporter. N’oubliez pas de le faire avant le début de l’événement, car il sera utile d’envoyer l’e-mail de lancement à tout le monde et des jetons personnalisés pour s’assurer que les participants ont accès à votre événement virtuel !
Invitez vos participants à rejoindre l’événement :
La meilleure façon d’intégrer vos participants est d’établir une bonne communication et de prendre le temps d’expliquer comment votre événement virtuel sera organisé (pourquoi ne pas ajouter un “bureau d’aide” à l’entrée de votre carte ? Vous avez encore le temps). Pour ce faire, utilisez notre modèle et ajoutez le lien de votre événement virtuel ou n’hésitez pas à utiliser le vôtre. Vous pouvez également envoyer un jeton de connexion automatique, qui est un lien personnalisé facilitant l’accès.
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Oui, vous pouvez transformer votre prochain événement en ligne en une expérience immersive que les participants n’oublieront pas grâce à WorkAdventure.
Que vous réunissiez 10, 100 ou 1 000 participants, WorkAdventure est conçu pour tous les types d’événements en ligne (webinaires, ateliers, conférences, salons, onboardings, rencontres sociales…) et avec un nombre illimité d’utilisateurs.
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Pasqal avait besoin d’un espace virtuel personnalisé pour “The Blaise Pascal Quantum Challenge” sur deux mois, afin d’émuler (et améliorer) l’expérience d’un hackathon physique en centralisant cérémonies/pitchs, webinaires/masterclasses et travail d’équipe dans un même monde WorkAdventure.
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Lorsque plusieurs périphériques vidéo sont disponibles, Chrome peut réutiliser le dernier appareil utilisé ou en sélectionner un nouveau automatiquement. Ce comportement peut varier d’une session à l’autre, surtout si un iPhone, une webcam externe ou un écran avec caméra intégrée est détecté.
La meilleure solution consiste à choisir explicitement la bonne caméra dans les paramètres de Chrome et à vérifier les autorisations spécifiques du site. Pour cela, cliquez sur l’icône à gauche de l’URL de votre virtual office et assurez vous que la caméra est bien autorisée.
Vous pouvez aussi choisir de configurer votre camera par défaut directement sur WorkAdventure. Celui-ci sera activé si disponible pour chacune de vos sessions. Pour ce faire, allez sur le caméra, cliquez sur le chevron et définissez votre caméra par défaut.
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Si la caméra sélectionnée n’est pas toujours la bonne lorsque vous rejoignez votre virtual office, Chrome détecte probablement plusieurs caméras disponibles et choisit automatiquement celle qu’il considère comme prioritaire.
Cela peut se produire sur Mac lorsque l’iPhone est proposé comme caméra en plus de la caméra intégrée de l’ordinateur. Le navigateur peut alors utiliser la mauvaise source vidéo à l’ouverture d’une session.
Pour corriger cela, ouvrez Chrome puis allez dans Settings, Privacy and security, Site settings, puis Camera. Sélectionnez ensuite la caméra intégrée de votre Mac comme caméra par défaut.
Une fois cette modification effectuée, il est préférable de fermer complètement l’onglet ou le navigateur, puis de se reconnecter à votre virtual office.
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Ce comportement est généralement lié à l’écosystème Apple. Lorsqu’un iPhone est proche du Mac et reconnu comme périphérique disponible, il peut apparaître dans Chrome comme une source audio utilisable. Le navigateur peut alors le sélectionner automatiquement, même si ce n’est pas le périphérique souhaité.
Dans ce cas, il faut vérifier à la fois les paramètres de Chrome et ceux du Mac. Vous pouvez aussi choisir de configurer votre microphone par défaut directement sur WorkAdventure. Celui-ci sera activé si disponible pour chacune de vos sessions. Pour ce faire, allez sur le microphone, cliquez sur le chevron et définissez votre microphone par défaut.
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Si votre microphone change à chaque fois que vous rejoignez votre virtual office, le problème vient généralement du navigateur ou du système qui sélectionne automatiquement un autre périphérique audio disponible.
Sur Mac, cela arrive souvent lorsque l’iPhone est détecté comme microphone externe. Chrome peut alors le considérer comme le périphérique par défaut et l’utiliser à la place du microphone intégré du Mac.
Pour corriger cela, ouvrez Chrome puis allez dans Settings, Privacy and security, Site settings, puis Microphone. Dans cette section, sélectionnez explicitement le microphone interne de votre Mac, par exemple Internal Microphone ou MacBook Microphone.
Il est également recommandé de vérifier le réglage côté macOS dans System Settings, puis Sound, puis Input. Le microphone intégré doit aussi être défini comme source principale.
Si le mauvais microphone continue à être utilisé, quittez complètement Chrome, relancez le navigateur, puis reconnectez vous à votre virtual office. Cela permet souvent de réinitialiser la détection du périphérique audio.
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