Reuniões, eventos e locais de trabalho
11 perguntas
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No plano gratuito, você não pode passar de 10 usuários simultâneos.
Em um plano pago, dá para planejar com segurança mais de 1.000 pessoas em um único mapa. O que você paga é a capacidade que contrata, não um teto técnico. Dimensione o mapa de acordo: ele precisa ser grande o bastante para todo mundo estar nele ao mesmo tempo, com espaço para circular.
Se você organiza eventos, lembre-se de que o número total de participantes e o número de pessoas conectadas ao mesmo tempo são dois números diferentes. É o segundo que o seu plano precisa cobrir.
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Com tags, nos planos pagos. Uma tag é o que distingue uma pessoa da outra no seu espaço, e ela carrega tanto o que a pessoa pode fazer quanto aonde ela pode ir.
Dê uma tag aos seus organizadores, palestrantes ou moderadores e use-a de duas maneiras.
- Abra áreas para ela. Restrinja um bastidor, uma sala de moderação ou um lounge de palestrantes a uma tag: só entra quem a carrega.
- Anexe direitos a ela. Uma tag de administrador ou de editor abre o editor de mapas. Direitos de moderação permitem silenciar, remover e banir quem quebra o seu código de conduta, com a denúncia passando por verificação de ID e de endereço IP.
Mais uma coisa que vale a pena. Direitos são invisíveis no mapa. Dê à sua equipe um avatar distinto — um skin personalizado ou simplesmente uma roupa combinada — para que os participantes vejam de relance a quem pedir ajuda. Em um mapa cheio, isso economiza mais tempo do que qualquer permissão.
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Comece pelos modelos de evento, não por um de escritório, e depois confira quatro pontos em relação à sua programação. Normalmente é isso que separa um mapa que funciona no dia de um que trava na entrada.
- O tamanho. O mapa precisa comportar todo mundo ao mesmo tempo com espaço para circular. Um mapa lotado não é um problema de capacidade, e sim de leitura: as pessoas não se encontram. Pense grande. Na dúvida, escolha um mapa com uma praça central e jardins ao redor: quando o meio lota, as pessoas saem do prédio principal em direção ao espaço mais tranquilo por conta própria.
- Uma zona silenciosa na entrada. Os participantes chegam todos juntos e, sem ela, caem numa conversa com quatro desconhecidos. Veja como criar uma ótima experiência para os participantes.
- Salas de conferência suficientes, dimensionadas para cada sessão, mais pelo menos uma área aberta pequena por tema, para as conversas que vêm depois de uma palestra.
- Um balcão de ajuda perto da entrada, com a programação e um documento curto de “primeiros passos”. Ele responde à maior parte das perguntas que você atenderia ao vivo.
Se nada servir, edite um modelo no editor de mapas integrado ou encomende um aos nossos designers: reserve de alguns dias a algumas semanas e fale conosco com antecedência, ou venha conversar nos nossos escritórios virtuais.
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O WorkAdventure é diferente das plataformas clássicas de videoconferência e pode surpreender os seus participantes! Recomendamos enviar uma comunicação geral com antecedência, com um breve tutorial “Primeiros passos no WorkAdventure”.
É muito comum que os participantes entrem no seu mapa ao mesmo tempo. Recomendamos criar uma zona silenciosa na entrada, para que eles não se conectem com várias pessoas de uma vez. Leia mais sobre zonas silenciosas.
Perto da entrada, também recomendamos adicionar uma central de ajuda com um PDF ou site que explique a programação do evento. Você pode ainda deixar ali um documento curto de “primeiros passos” para quem enfrentar dificuldades.
Você pode escolher um mapa público ou um mapa privado para o seu evento on-line.
Um mapa público tem uma única URL, e qualquer pessoa que a tenha pode entrar a qualquer momento. É você quem a divulga, onde os seus participantes já estão: uma lista de e-mails, a página do evento, o seu site. Como qualquer um com o link pode entrar, compartilhe pouco antes de o evento começar.
Um mapa privado tem essa mesma URL única, mas quem decide quem passa é você. Exija autenticação para que os participantes precisem entrar com uma conta, desative a inscrição livre para que só entrem as pessoas que você adicionou, e use tags para definir quem alcança quais salas. Veja a documentação sobre gestão de acessos.
Em um mapa privado você também pode convidar por e-mail a partir do seu painel. Importe antes a sua lista de convidados: cada pessoa recebe então um link que a conecta automaticamente, o auto login token. É uma comodidade para quem vai se conectar uma única vez, o caso mais comum em um evento, e não é isso que torna o mapa privado.
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Você pode trocar detalhes de contato com outros participantes facilmente usando os cartões de visita, disponíveis nos planos pagos.
Você adiciona as suas informações pelo botão de menu na plataforma. Para ver os detalhes de contato de outra pessoa, clique no nome dela e depois em “cartões de visita”.
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Sim, com um plano pago — nenhum dos dois está disponível no plano gratuito. Veja qual é a diferença entre o plano Freemium e o Premium? As salas de reunião do WorkAdventure funcionam com o Jitsi Meet, e qualquer moderador presente na sala pode transmitir ou gravar.
Para transmitir no YouTube Live
- Abra o YouTube Studio e vá até a seção Live Streaming.
- Se esta for a sua primeira transmissão com essa conta, o YouTube pede a validação dela. Isso pode levar até 24 horas, então faça antes do dia do evento.
- Role até Encoder Setup, no fim da página, e copie a Stream Name/Key, que fica oculta por padrão.
- Entregue essa chave ao moderador que vai iniciar a transmissão a partir da sala de conferência.
O replay é publicado no seu canal do YouTube assim que o YouTube termina de processá-lo. Outras plataformas de transmissão também podem ser configuradas — fale conosco e cuidamos disso.
Para gravar em vez de transmitir, um moderador pode gravar a palestra diretamente no seu Dropbox. O passo a passo completo está no guia de transmissão e gravação.
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São três ferramentas, nos planos pagos.
- Uma mensagem global escrita é redigida uma vez e aparece para todos, em um mapa ou em todos eles. Use para o que as pessoas podem precisar reler: mudança de sala, um link, a próxima sessão.
- Uma mensagem global em áudio é uma gravação tocada para todos. Use quando você quer atenção, e não um recado.
- O megafone é ao vivo: você fala e todo mundo ouve, esteja onde estiver. Use para abrir o evento, chamar as pessoas para uma sala ou encerrar uma sessão.
Envie pelo menu, escolhendo um mapa ou o mundo inteiro como público.
Vale lembrar que uma mensagem global interrompe todas as conversas em andamento naquele instante. Para o que diz respeito a uma sala só, entre nela e fale ali; para o que precisa continuar legível, coloque em uma placa na entrada.
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Quem faz isso é o registro de usuários. Abra pelo menu e você vê todas as pessoas presentes no espaço, o status delas (disponível, ocupado, ausente) e a posição no mapa.
Para que serve
- Encontrar uma pessoa em um mapa grande em vez de percorrê-lo.
- Ver de relance se uma sala está sendo atendida, se um estande está vazio ou se uma sessão tem público.
- Saber quem pode ser abordado: quem está como ausente não está ignorando você, apenas não está no posto.
Pelo registro você também pode seguir alguém — seu avatar se desloca até a pessoa — ou pedir que ela siga você até uma sala.
O registro é uma visão ao vivo do espaço. Se o que você quer são números sobre o evento, e não quem está na sala neste instante, veja quais dados dá para obter sobre o seu evento.
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O painel Activity analytics do seu mundo, na administração, cobre o período que você escolher.
- Presença: usuários únicos, número de sessões, duração média de uma sessão, tempo total conectado e conexões ao longo do tempo.
- Salas e zonas: quais salas atraíram gente, entradas e duração média da visita por zona, e quem está presente em cada zona.
- Colaboração: as reuniões, com duração, participantes, tempo de fala e compartilhamento de tela; as bolhas de conversa espontâneas; e o número de mensagens enviadas no chat. O conteúdo das mensagens nunca é armazenado.
- Conteúdos abertos: os documentos, sites incorporados e mídias que as pessoas abriram, e de qual zona.
- Por pessoa, se você ativar: sessões, zonas percorridas, reuniões acompanhadas.
Cada tabela e cada curva podem ser exportadas em CSV. O detalhe é reservado aos mundos Premium; um mundo gratuito vê o resumo numérico e uma prévia borrada do resto.
Você decide o que é medido
Cada mundo tem as suas próprias configurações: presença e sessões, colaboração, ações no espaço, diagnósticos de qualidade e atividade no nível do usuário. Sem essa última categoria, os identificadores são pseudonimizados, o endereço IP e o identificador de aba são descartados antes do armazenamento, e as visões nominais desaparecem do painel. A política de privacidade exibida aos seus participantes acompanha as suas escolhas automaticamente, e você pode desligar a coleta por completo em um mundo.
Para complementar
- Coloque um formulário no mapa (inscrição, feedback, quiz) como site incorporado. O que as pessoas enviam é seu, na sua própria ferramenta.
- Durante o evento, a lista de usuários conectados mostra ao vivo quem está lá e onde. O painel, por sua vez, é atualizado com alguns minutos de atraso.
Decida antes do evento quais categorias ativar: uma categoria desligada não é coletada, e nada pode ser reconstruído depois que todo mundo foi embora.
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Importe a sua lista de convidados e convide pelo painel
Comece importando os participantes para o seu painel: o e-mail de convite vai para a lista que você importou, então ela precisa estar lá antes de qualquer envio. Cada pessoa recebe então um link que a conecta automaticamente, o auto login token. É uma comodidade para quem vai se conectar uma única vez, o caso mais comum em um evento.
Se o seu mapa for público, nada disso é necessário. Compartilhe o link onde os seus participantes já estão, lembrando que qualquer pessoa que o tenha pode entrar.
Comunique antes do dia
O melhor acolhimento é explicar como o evento será organizado antes de ele começar, para que as pessoas cheguem sabendo o que esperar, em vez de descobrir no seu capacho de entrada.
Dê a elas um ponto de chegada
Coloque um help desk na entrada do mapa, com a programação e um documento curto de “primeiros passos no WorkAdventure”. Ele responde à maior parte das perguntas que você atenderia ao vivo, no dia, com o evento rolando.
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Sim! Você pode transformar o seu próximo evento on-line em uma experiência imersiva que os participantes não vão esquecer, graças ao WorkAdventure.
Quer você reúna 10, 100 ou 1.000 participantes, o WorkAdventure serve a todos os tipos de evento on-line: webinars, workshops, conferências, feiras, onboardings e encontros informais. Quantas pessoas ficam conectadas ao mesmo tempo depende do seu plano. O plano gratuito é limitado a 10, e os planos pagos comportam a capacidade que você contratar. Veja há um número máximo de participantes?
Nenhum resultado.